基于流程頻次切分流程的案例解析

根據流程的不同級別，流程圖有不同的表現形式，對于一級流程，通常用流程總圖，也就是企業價值鏈視圖表示，描述企業的價值創造模型；對于二級流程，通常用流程關系圖表示，描述企業內部各流程的流轉勾稽關系；對于三、四級流程，通常采用visio泳道圖表示，描述具體一件工作的開展方式，涉及崗位等內容。本文將主要討論三四級visio泳道圖設計時的一個小技巧：依據流程頻次切割流程。

我們首先來看一個流程管理書籍上的例子，設備點檢流程，流程步驟如下：

設備管理專員收集設備技術資料——設備管理專員編制設備點檢標準——生產經理審核——生產總監審批——設備管理專員編制設備點檢計劃——生產經理審核——生產總監審批——設備管理專員組織執行設備點檢計劃——設備操作人員進行日常點檢，做好記錄——設備管理專員匯總設備點檢資料——設備管理專員進行定期點檢——設備管理專員編制點檢報告——生產經理審核——生產總監審批——歸檔。

先不說流程中的審批環節是否都為必要活動，從流程的整體過程來看，該流程似乎沒什么問題，從制定標準到執行，到總結歸檔，完整閉環。但是，我們從流程的實際運行與管理，從流程的使用對象與目的來看，這個流程描述，是存在一些問題的。

流程圖中有開始和結束，開始表明該流程因某種情況而被觸發啟動，按照設計的流程步驟逐次往下流動，直到結束。這表明流程是有運行的頻次和周期性的，比如月度計劃編制流程是每個月運行一次，季度計劃編制流程是每個季度運行一次，2個流程就是獨立運行的。因此，我們看上述的設備點檢流程，可以把該流程分為制定點檢標準、點檢執行、編寫點檢報告3個大的階段，制定點檢標準通常發生的頻次比較低，一次性制定好點檢標準，在每次點檢時按照這個標準執行就可以。編寫點檢報告發生的頻次也較低，可能是對一個月點檢記錄的整理分析，也可能是一個季度點檢記錄的整理分析。而點檢執行則發生的頻次很高，有些設備可能每天都需要進行點檢，做好記錄。那么問題就出現了，這個流程里的步驟不是從開始到結束單次循環的，在點檢執行階段將重復循環，因此該流程的每個節點的發生頻次是不同的。

三四級流程是崗位操作流程，使用對象是崗位員工，目的是明確各崗位員工的職責，因此，流程分割越清晰，越有利于他們理解和劃分責任?？梢愿鶕鞒痰牟煌l次對流程進行適當切割，并且考慮對于一些發生頻次非常低的流程可以通過其他方式表現，并非一定是流程圖。上述設備點檢流程，如果在一個流程管理水平尚處于初級階段的企業，可以將設備點檢標準制定轉換為制度，把設備點檢執行通過流程圖的形式呈現，而設備點檢報告可以與設備定期回顧流程合并，把設備點檢分析作為設備定期回顧中的一項內容。

核心要點總結：流程的分割需要考慮流程的頻次，確保流程內部的步驟處于同一頻次，以確保流程的清晰度。

作者：漢哲咨詢集團 葉濤

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