對于制度內容體系的評估,建立在對企業所有單體制度進行評估和分析的基礎之上,具體包括三個層面的工作:首先,對每一個單體制度從規范性、可操作性等方面的多個維度進行評價;其次,在單體評估的基礎上,對某項職能的制度集合進行評估,重點評估制度與職能之間的適配性、覆蓋性等;第三,在單體、職能制度評估的基礎上,對公司的總體制度進行綜合性評價。
一、制度內容體系評估的方向
制度內容評估模型,具體包括四個評價方向:
(1)對于制度內容科學性、合理性、完整性的評估
本方向的評估重點包括:制度內容是否體現管理的科學性,是否與企業的現狀相適應,是否與企業文化相符合;是否以國家的法律、法規為基礎,無與其相違背的情況;制度體系是否健全,制度在縱向的深度和橫向的廣度方面是否足夠,是否存在“盲點”或“盲區”,等等。
(2)對于制度內容系統性的評估
本方向的評估重點包括:制度體系文件的層次是否清晰;各項制度之間是否出現矛盾的情況,制度之間的配套性、關聯度是否足夠,接口是否清晰;整個制度體系是否缺少必要的程序性、支持性文件(如:作業標準、作業指導書、崗位操作手冊,等等)。
(3)對于制度內容規范性的評估
本方向的評估重點包括:制度文件的編制(如體裁、格式)是否規范,是否符合科學原理原則,是否充分考慮到企業各項經營管理活動的發展特點與客觀規律;制度管理方面,是否有明確的權責劃分及度量考核指標,檢查考核措施是否完善,等等。
(4)對于制度內容可操作性的評估
本方向的評估重點包括:制度內容是否有針對性,是否有較強的可執行性,在解決問題的具體規定和措施上是否全面,對實際工作是否有指導意義;制度中涉及的定義和范圍等,用詞是否過于寬泛,是否存在歧義,等等。
二、制度內容評估模型的建立
根據《制度內容評估模型》,通常應分別對制度整體(全體制度)、制度集合(部門制度)和制度單體(單體制度)三個層面進行評價,每個層面均從制度的完整性、系統性、規范性和可操作性四個指標進行評價,依據對應的評估標準(內容)和評分方法進行打分,每個層面滿分100分,指標的權重由該指標在本層面制度管理中的重要性決定,指標的得分,由專家打分及針對制度的評審、分析和統計確定。
以下為某企業制度內容評價模型的樣例:
四、制度內容體系評估的操作
(1)對于制度單體的評價
對于制度單體的評價,在制度數量小于100個的時候采取全面抽樣方式;在制度數量大于100個的情況下按照一定的比例抽取,一般不少于30%,
單體制度的評價指標,主要是“規范性”和“可操作性”兩個,每個指標之下又有若干個二級指標,如附表所示:
表2:單體制度規范性評價中常用二級指標
表3: 單體制度可操作性評價中常用二級指標
對于單體制度的評價,是對抽樣的制度根據每個二級指標逐一進行評價,然后取各抽樣單體制度得分的平均值,作為企業單體制度內容評價的總得分。
(2)對于制度集合的評價
所謂制度集合,是參照職能模塊或常規企業的制度模塊劃分的制度的集合體,一般來說,制度集合與企業的某項關鍵職能具有對應關系。對于制度集合的評價,一般采取全抽樣的方式。制度集合的評價指標包括“完整性”、“系統性”、“規范性”、“可操作性”四個指標。
五、評估結果及優化建議
(1)在分別對單體制度、制度集合、制度整體的內容進行評分的基礎上,可以得到一個組織的制度內容的整體評價結果。
(2)根據評價結果,提出優化建議
企業處于不同的發展時期,所對應的制度體系也處于不同的階段,總體上分為簡易期、積累期、系統期、優化期、常青期五個時期,不同時期的制度具有不同的特點:
簡易期的制度,根據企業需要制訂和使用,無系統考慮,一般由行政部門負責管理;
積累期的制度,隨著企業業務規模的擴大和復雜化,制度數量劇增,此時,一般有專門的管理人員和機構負責管理;
系統期的制度,基于職能框架,有制度管理機構,制度程序和內容相對規范;
優化期的制度,這時企業已經達到一定規模,制度眾多,出現若干管理上的問題,需要通過BPI、BPR、信息化等方式進行優化;
常青期的制度,制度管理找到了合適的方法和程序,制度相對完備,并且簡單和實用。
根據對制度內容的評分,結合企業所處的發展階段,可以形成最終的評估意見,并提出相應的改進與優化建議。